Télétravail : précautions et mode d’emploi

13 novembre 2020 (MàJ le 3 décembre 2020) - Source : travail-emploi.gouv.fr/Cnil.fr

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Le Code du travail définit le télétravail comme toute forme d'organisation du travail, dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication (Article L-1222-9 du Code de travail).

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Télétravail et contrôle des salariés

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Rappelant l'étendue et les limites du pouvoir de contrôle par l'employeur de l'activité des salariés, la Cnil donne son avis sur l'utilisation de certains dispositifs auxquels les employeurs peuvent être tentés de recourir pour surveiller leurs salariés en télétravail.

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Le contrôle de l'activité est possible selon les modalités habituelles

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Cependant, les moyens de contrôle utilisés par l'employeur ne doivent pas apporter aux droits et libertés des salariés des restrictions ni proportionnées ni justifiées par la nature de la tâche à accomplir, en application de l'article L 1121-1 du Code du travail. En outre, l'utilisation de stratagèmes est interdite : les salariés doivent être informés préalablement à la mise en place d'un dispositif de contrôle, laquelle doit également donner lieu à une information-consultation préalable du comité social et économique.

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Comme tout traitement de données personnelles, un système de contrôle du temps de travail ou d’activité du salarié, qu’il s’effectue à distance ou « sur site », doit notamment :

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• Avoir un objectif clairement défini et ne pas être utilisé à d’autres fins.

• Être proportionné et adéquat à cet objectif.

• Nécessiter une information préalable des personnes concernées.

 

Dans le cadre du RGPD, les traitements de données personnelles doivent être portés au registres des traitements, et ceux qui sont susceptibles d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes doivent faire l'objet d'une analyse d'impact. 

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Pas de surveillance permanente

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Pour la Cnil, l'employeur ne peut pas placer ses salariés sous surveillance permanente, sauf dans des cas exceptionnels dûment justifiés au regard de la nature de la tâche, et devant obligatoirement faire l'objet d'une analyse d'impact relative à la protection des données.

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Adaptation des méthodes d'encadrement

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En tant que nouvelle organisation du travail, le télétravail implique une adaptation des méthodes d’encadrement et d’évaluation des salariés. Bien qu'elle précise atteindre ici les limites de sa compétence, la Cnil se permet néanmoins de proposer certaines solutions  :

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• La mise en place par l'employeur d'un contrôle de la réalisation d'objectifs pour une période donnée. Ces objectifs devraient être raisonnables, susceptibles d’être objectivement quantifiés, et contrôlables à des intervalles réguliers.

• Un compte rendu régulier du salarié est également un moyen de contrôle pouvant être mis en place.

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Pas d'obligation d'activer la caméra en visioconférence

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La Cnil recommande aux employeurs de ne pas imposer l’activation de leur caméra aux salariés en télétravail qui participent à des visioconférences.

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Cette recommandation découle du principe de minimisation des données, consacré par l’article 5.1.c du RGPD et selon lequel les données traitées doivent être « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées » : or, dans la plupart des cas, une participation via le micro est suffisante.

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Dès lors, un salarié doit pouvoir en principe refuser la diffusion de son image lors d’une visioconférence en mettant en avant les raisons tenant à sa situation particulière. Seules des circonstances très particulières, dont il appartient à l’employeur de justifier, pourraient rendre nécessaire la tenue de la visioconférence à visage découvert.

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Pour aller plus loin, la Cnil a publié sur son site internet un questions-réponses sur le télétravail. 

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Conditions de mise en œuvre du télétravail hors crise sanitaire

 

Les conditions de mise en œuvre du télétravail dépendent de l’existence d'un accord d'entreprise ou d'une charte élaborée après avis du comité social et économique. A noter, qu'il n’est plus nécessaire de modifier le contrat de travail pour permettre à un salarié de télétravailler.

 

Télétravail encadré par un accord ou une charte

 

À travers un dialogue social performant, le télétravail peut être encadré dans l’entreprise par un accord collectif ou une charte.

 

Cet accord peut déterminer notamment les enjeux suivants :

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• Définir les objectifs sociaux et organisationnels de la mise en œuvre du télétravail dans l’entreprise, dans une approche individuelle et collective.

• Définir les activités éligibles au télétravail et les impacts sur les emplois recouvrant ces activités.

• Editer un guide d’usages pour les salarié(e)s bénéficiaires de la modalité de télétravail, • Construire les indicateurs de suivis et d’impacts du télétravail sur l’activité de l’entreprise et la santé des salarié(e)s.

 

Télétravail sans accord collectif ou charte

 

• En l’absence de charte ou accord au sein de l’entreprise, le télétravail peut être mis en œuvre par simple accord entre employeur et salarié.

• Le télétravail peut être demandé par tous les salariés et par tout moyen (e-mail, demande orale…).

• Aucun délai de prévenance n’est nécessaire. Mais il est préférable d’anticiper pour bien organiser le travail.

• L’employeur peut refuser la demande du salarié, mais il doit motiver sa réponse (tâches non compatibles…)

• Le télétravail peut avoir lieu au domicile ou en dehors du domicile.

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Conditions de mise en œuvre du télétravail pendant une crise sanitaire

 

Parce qu’il limite les interactions sociales, le déploiement du télétravail partout où c’est possible est donc une nécessité et un acte de responsabilité collective. Il n’est pas une option. C’est le sens de la nouvelle version du protocole national en entreprise, publié le 29 octobre 2020, qui renforce les obligations en matière de télétravail.

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L’article L. 1222-11 du Code du travail mentionne le risque épidémique comme pouvant justifier le recours au télétravail sans l’accord du salarié. Dans ce cadre, la mise en œuvre du télétravail ne nécessite aucun formalisme particulier.

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Dans les circonstances exceptionnelles de l’épidémie de Covid-19, le télétravail doit donc être la règle chaque fois que c’est possible. Ainsi, toutes les activités qui peuvent être faites à distance, doivent être réalisées en télétravail. L’employeur, au titre de ses obligations de prévention et de protection de la santé de ses salariés, est responsable de sa mise en place. En effet, un employeur qui, alors que son activité s’y prête, refuserait de mettre en place le télétravail pourrait, au vu des conditions d’exercice du travail et des mesures de prévention mises en place dans l’entreprise, engager sa responsabilité d’employeur au titre de son obligation de protéger la santé et d’assurer la sécurité de ses salariés

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Sur le plan opérationnel, les employeurs définissent les activités télétravaillables et celles qui ne le sont pas ainsi que l’organisation de l’entreprise adaptée à la situation pandémique actuelle.

 

Le temps de travail effectué en télétravail doit être porté à 100% pour les salariés qui peuvent effectuer l’ensemble de leurs tâches à distance. Dans les autres cas, l’organisation du travail doit permettre de réduire les déplacements domicile-travail et d’aménager le temps de présence en entreprise pour l’exécution des tâches qui ne peuvent être réalisées en télétravail, pour réduire les interactions sociales.

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Une fois définie par l’employeur, la liste des activités télétravaillables est transmise pour information au Comité Social et Economique (CSE), s’il existe. Par ailleurs, les employeurs sont invités à consulter leur CSE sur l’ensemble des mesures de prévention et d’organisation de l’entreprise mises en œuvre dans cette phase pandémique.

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Les entreprises peuvent solliciter leur service de santé au travail pour les accompagner dans leur démarche et apporter un soutien aux salariés adapté à ce mode d’organisation du travail.

 

Il a été demandé aux Direccte de suivre tout particulièrement le déploiement du télétravail dans les entreprises, conformément aux orientations rappelées ci-dessus.

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Quelles sont les règles applicables en ce qui concerne le dialogue social et la mise en place du télétravail ?

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Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, en application de l’article L. 2312-8 du code du travail qui prévoit que le comité social et économique (CSE) est consulté sur « les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise » et notamment sur « Les conditions d’emploi, de travail, notamment la durée du travail, et la formation professionnelle », l’employeur consulte le CSE de son entreprise lorsqu’il décide que les salariés doivent être placés en télétravail.

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Les délais à l’issue desquels l’avis du CSE est réputé avoir été consulté et rendu un avis négatif sont fixés par l’article R.2312-6 du code du travail.

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Cependant, face à l’urgence de la crise sanitaire et pour répondre rapidement à la mesure de confinement décidée par le gouvernement, l’employeur pourra d’abord s’appuyer sur le fondement du L. 1222-11 du code du travail, qui prévoit que le télétravail peut être un aménagement du poste de travail pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés en cas d’épidémie pour mettre en place cette nouvelle organisation. Le CSE est ensuite consulté dès que possible après la mise en œuvre de la décision de l’employeur de recourir au télétravail. Néanmoins, l’employeur devra, sans délai, informer le CSE de sa décision.

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En outre, l’employeur est invité à recourir au dialogue social de proximité avec les représentants syndicaux ou les représentants de proximité s’ils sont mis en place par l’entreprise

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Quels sont les droits des salariés ?

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Le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l’entreprise » (art. L. 1222-9 du code du travail). Les télétravailleurs bénéficient de droits et avantages légaux et conventionnels similaires à ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. 

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Nouvelles précisions ministérielles sur le télétravail

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• Titres-restaurant : comme antérieurement, le ministère rappelle que « le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l’entreprise » (L 1222-9 du C.tr.) et précise que « dès lors que les salariés exerçant leur activité dans les locaux de l’entreprise bénéficient des titres-restaurant, les télétravailleurs doivent aussi en recevoir si leurs conditions de travail sont équivalentes ». Il ne fait plus référence à la possibilité de moduler la prise en charge des titres restaurants en fonction de l’éloignement du travail par rapport au domicile.

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• Abonnements aux transports en commun : le ministère rappelle le principe de l’obligation de remboursement des titres d’abonnement (hebdomadaires ou mensuels) dès lors qu’ils ont été utilisés au moins une fois pour le trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail du salarié. Si le salarié télétravaille à 100 % et n’effectue aucun trajet, l’employeur n’a pas d’obligation. Concernant les abonnements annuels, le ministère précise que les employeurs sont invités à maintenir la prise en charge des abonnements de transport des salariés qui n’ont pu procéder à la suspension de leur contrat d’abonnement pour le(s) mois non utilisé(s).

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• Frais liés au télétravail : dans sa version antérieure, le ministère précisait que l’employeur n’était pas tenu de verser une indemnité de télétravail destinée à rembourser les frais découlant du télétravail, sauf si l’entreprise était dotée d’un accord ou d’une charte qui le prévoit. La nouvelle version supprime cette précision et n’apporte pas d’autres informations. Pour rappel, la prise en charge des frais professionnels peut s’opérer sur la base du réel (Circ. 7 janvier 2003, n° 2003-07) ou sur la base d’un forfait, par tolérance de l’Urssaf fixé à 10 euros/mois pour un jour télétravaillé, 20 euros/mois pour 2 jours télétravaillés, etc.

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Un numéro vert (gratuit) pour l’écoute, le soutien et le conseil des télétravailleurs

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Dans le cadre du reconfinement et de la généralisation du télétravail pour toutes les activités qui le permettent, le ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion, a mis en place une ligne téléphonique dédiée pour accompagner les salariés des TPE et PME qui se sentent particulièrement isolés ou vivent difficilement l’exercice de leur activité en télétravail.

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Le numéro vert « écoute, soutien et conseil aux télétravailleurs » disponible au 0 800 13 00 00 est un service téléphonique anonyme, gratuit et ouvert 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.​

 

Risques liés au télétravail. 

 

Bien que le télétravail soit globalement bien accepté, il peut engendrer des troubles psychosociaux liés à l’isolement, à la complexité du management à distance, aux difficultés pour maintenir un équilibre entre vie professionnelle et personnelle et/ou à l’inadaptation de l’environnement de travail. Ces difficultés peuvent amener à des situations de « burn-out » professionnel. Les grandes entreprises sont en général organisées pour faire face et proposer un accompagnement à leurs salariés. Les TPE et PME sont souvent plus démunies. Le ministère du Travail met ainsi en place un service facile d’accès pour leurs salariés rencontrant des difficultés psychologiques liées à l’exercice de leur travail à distance.

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Des psychologues à l’écoute des télétravailleurs. 

 

La plateforme téléphonique pourra mobiliser jusqu’à 70 psychologues. Elle sera accessible 7j/7 et 24h/24 afin :

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• D’écouter et d’aider les salariés rencontrant des situations affectant fortement leur vie au travail et liées à la situation de télétravail.

• De les conseiller et les orienter vers les dispositifs de prise en charge de droit commun le cas échéant (médecine du travail, médecin traitant, professionnels de santé spécialisés …).

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